Quello strano oggetto chiamato… riunione di lavoro!

Scritto da Nello Acampora

A volte mi chiedo come mai. Come sia possibile che si organizzino corsi di formazione per imparare a parlare in pubblico, sostenere colloqui di lavoro o gestire un team, e non si pensi a dedicare un po’ di training per spiegare alle persone come condurre una riunione di lavoro.

Avete presente quegli incontri che spesso si trasformano in noiose perdite di tempo? Quei meeting dove chi parla (anzi, straparla) non si preoccupa di chi è seduto intorno al tavolo, e chi ascolta (anzi, dovrebbe ascoltare) passa il tempo a giocare col telefonino, a scarabocchiare il foglio davanti a sé e a contare i minuti che lo separano dal “liberi tutti”?

Perché, pensateci anche voi, si organizzano per forza delle riunioni, quando invece basterebbero email scritte in modo efficace, o telefonate mirate sul tema da discutere?

E se alla fine si decide di convocare una riunione, perché chi la gestisce non arriva minimamente preparato? Perché qualcuno non lo ha formato in tal senso? Ci pensavo proprio qualche giorno fa. Nonostante nelle organizzazioni lavorative sia sempre più richiesto saper partecipare in modo proficuo alle riunioni, sembra che tutto sia lasciato al caso.

Che vuoi che sia? Si prenota una sala, si manda un’email di convocazione e il gioco è fatto…

Purtroppo, invece, le riunioni strutturate male o senza obiettivi chiari e concreti portano a pensare che si perda tempo e si faccia una fatica mentale inutile. Spesso non c’è un ordine del giorno, o manca chi fa il punto della situazione.

Capita di frequente che, alla fine delle due ore, si è parlato di tante cose ma concretamente non si è centrato il bersaglio su nessuna. Le decisioni importanti vengono lasciate quasi sempre alla fine, quando non si ha più tempo o si è stanchi. Così, si finisce una riunione con la decisione di… fare un’altra riunione.

Allora perché si continua a farle? Penso che sia un modo per creare occasioni di incontro, più che per risolvere casi concreti. Per questo credo che il problema non sia abolire le riunioni, ma farle in modo funzionale. Prossimamente riprenderò l’argomento, cercando di analizzare qualche tipologia di riunioni. E le possibili modalità per far sì che le cose vadano meglio.

È stato calcolato infatti che il 35% dei manager dedica mediamente due ore al giorno alle riunioni. Tempo che cresce quanto più è importante il ruolo che si ricopre. Per questo oggi sapere come organizzare e condurre una riunione efficace è particolarmente essenziale.

Nello Acampora